Для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, закріплення індексів справ і встановлення строків їхнього зберігання створюється номенклатура справ, що слугує основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.