Номенклатура справ: Фундамент ефективного діловодства та корпоративної пам’яті

У сучасному бізнес-середовищі, де швидкість обміну інформацією зростає щохвилини, порядок у документах перестає бути просто вимогою архівістів. Це стає питанням операційної ефективності та юридичної безпеки. Основним інструментом, що забезпечує цей порядок, є номенклатура справ.

Що таке номенклатура справ і чому вона критично важлива?

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що створюються в її діяльності, із зазначенням строків їх зберігання. Якщо порівнювати компанію з живим організмом, то номенклатура — це його скелет, на якому тримається весь документаційний масив.

Без належно складеної номенклатури організація ризикує перетворити свій архів (як паперовий, так і електронний) на неконтрольований хаос. Це призводить до:

  1. Втрати стратегічної інформації.

  2. Юридичних ризиків під час перевірок (неможливість швидко надати потрібний документ).

  3. Нераціонального використання простору, коли непотрібні чернетки зберігаються роками, а важливі акти нищаться передчасно.

Функції номенклатури справ

Номенклатура виконує кілька життєво важливих функцій:

  • Класифікаційна: вона групує документи за логічними напрямками (кадри, фінанси, основна діяльність).

  • Облікова: вона фіксує, які саме справи мають бути відкриті в поточному році.

  • Правова: встановлює офіційні строки зберігання документів відповідно до законодавства України (зокрема, Наказу Мін’юсту №578/5).

  • Джерелознавча: готує підґрунтя для передачі документів у державні архіви.

Процес складання: Від аналізу до затвердження

Складання номенклатури — це інтелектуальний процес, який вимагає залучення не лише секретарів, а й керівників підрозділів.

1. Етап аналізу

Перш ніж вписати перший заголовок, необхідно вивчити статут компанії, штати та реальні функції відділів. Потрібно розуміти, які саме документи «народжуються» в процесі роботи: звіти, протоколи, листування, контракти.

2. Формування заголовків

Заголовок справи має бути лаконічним, але змістовним. Наприклад, замість загального «Документи відділу маркетингу» слід використовувати «Плани рекламних кампаній та звіти про їх виконання». Це дозволяє будь-якому співробітнику одразу зрозуміти вміст папки.

3. Визначення строків зберігання

Це найбільш відповідальний етап. Співробітник, що складає номенклатуру, повинен звіритися з «Переліком типових документів». Помилка тут може коштувати дорого: передчасне знищення фінансової звітності або наказів з персоналу тягне за собою адміністративну та кримінальну відповідальність.

4. Індексація та систематизація

Кожна справа отримує унікальний код (індекс). Це полегшує реєстрацію документів. Наприклад, індекс 05-12 може означати: 05 — юридичний відділ, 12 — договори оренди.

Вимоги до оформлення та періодичність

В Україні діє чіткий стандарт: номенклатура справ має бути розроблена та затверджена до кінця поточного року на наступний (зазвичай у грудні). Вона вводиться в дію з 1 січня.

Важливий нюанс: Номенклатура справ — це не статичний документ. Якщо в структурі компанії з'являється новий відділ або змінюються функції, до неї мають бути внесені офіційні доповнення.

Цифрова трансформація: Електронна номенклатура

У 2026 році більшість компаній перейшли на електронний документообіг (ЕДО). Проте це не скасовує необхідності в номенклатурі. Навпаки, у цифровому середовищі вона стає основою для побудови деревоподібної структури папок на серверах або в хмарних сховищах. Правильно налаштована електронна номенклатура дозволяє автоматизувати процес архівації та видалення файлів після закінчення терміну їх придатності.

Висновок

Номенклатура справ — це не «бюрократична забаганка», а інструмент управління якістю. Вона забезпечує прозорість бізнес-процесів, захищає інтереси компанії в судах та під час перевірок, а також зберігає історію успіху підприємства для майбутніх поколінь.

Запровадження професійної номенклатури — це інвестиція в стабільність. Коли кожен документ на своєму місці, бізнес працює як годинник.